Kilde: Anne Katrine Lund, ph.d. i retorik, kommunikationsforsker og -rådgiver og Novozymes
Anne Katrine Lund har forsket i den måde vi anvender mail som kommunikationsmiddel i vores arbejde og der er stadig ikke helt klarhed over hvordan vi udnytter mails bedst.
En af konklusionerne er at vi ikke skal drukne hinanden i mails og kopier til andre kan opfattes som en trussel for den rigtige modtager af mailen.
Her er de gode retningslinier for at skrive effektive mails:
- Svar hurtigt.
- Send kun mailen rundt til de mest nødvendige.
- Undgå at bruge Cc. – og benyt den kun, hvis det forventes at modtager IKKE skal handle på mailen.
- Brug emnefeltet til at opsummere, hvad mailen handler om.
- Hold mailen kort og gennemskuelig.
- Brug overskrifter og punkter.
- Marker opgaver og deadlines tydeligt.
- Hold en venlig og høflig tone.
- Undgå at vedhæfte unødvendige filer.
- Skriv med en skrift, der er letlæselig på skærmen.
Sådan undgår du mailkonflikter
- Undgå at benytte Cc.(åbne adressater). Det kan virke som en trussel på modtageren, og personen som er sat til Cc. ved ofte ikke, hvordan vedkommende skal forholde sig til mailen.
- Tænk over, hvad du vedlægger, så du ikke kommer til at videresende gamle følsomme korrespondancer.
- Tag mailen ligeså seriøst, som hvis du skulle sende et brev.
- Overvej grundigt, hvor mange du sender en mail ud til, så du ikke drukner dine medarbejdere i mails.